Der digitale Baukasten der IK

44% der Unternehmen ohne Strategiekonzept für die Digitalisierung der internen Kommunikation

Zusammenfassung

Interne Kommunikation – das ungeliebte Stiefkind der Unternehmenskommunikation? Die IK gilt oft als etwas gemächlicher, etwas weniger sexy als ihre extrovertierten Geschwister. Vorurteil oder Wahrheit? In unserer gemeinsamen Studie mit der School for Communication and Management (SCM) haben wir überprüft, wie es um den digitalen Baukasten der internen Kommunikation bestellt ist. Die Ergebnisse zeigen:

64
Prozent der Befragten halten die Komplexität der Nutzung für die größte Herausforderung beim Einsatz digitaler Tools
44
Prozent der Befragten geben an, noch kein strategisches Kommunikationskonzept für die Digitalisierung der internen Kommunikation zu haben
62
Prozent der Befragten halten das (Social) Intranet für das wichtigste Tool im Medienmix der internen Kommunikation
Bestandsaufnahme

Dauerbrenner E-Mail weiterhin an der Spitze

Welche digitalen Tools nutzen die Befragten in der internen Kommunikation? Nach wie vor rangiert die E-Mail bzw. der Newsletter an der Spitze der digitalen Tools – ganze 66,7 % greifen für ihre interne Kommunikation darauf zurück. Modernere Lösungen finden jedoch ebenfalls mehr und mehr Verbreitung in den Unternehmen: 63,9 % der Befragten haben heute bereits ein Social Intranet mit Chat-, Kommentar- und Like-Funktionen in Einsatz. 61,1 % arbeiten mit einem Digital Workplace, etwa in Form virtueller Teams und Arbeitsräume (z. B. SharePoint). Jeweils etwas mehr als ein Drittel der Befragten greift auf digitale Infoscreens statt analoger schwarzer Bretter, Social-Media-Plattformen wie Yammer oder eine digitale Mitarbeiterzeitung zurück.

Vergleichsweise unterrepräsentiert sind Management-Tools. Digitale Tools zur Selbstorganisation sind in diesem Bereich mit am meisten verbreitet: 34,7 % geben an, digitale agile Boards wie Trello zu nutzen. Immer wichtiger werden Reporting Tools, welche in 16,7 % der befragten Organisationen im Einsatz sind. Etwas abgeschlagen sind Lösungen zur Umsetzung von Open-Space-/Open-Office-Konzepten (11,1 %) sowie Themenmanagement-Tools wie Scompler (8,3 %).

Ganze 25 % der Befragten nennen sonstige digitale Lösungen vom klassischen Intranet über Webconferencing und Video/Audio-Broadcasting bis hin zu Mitarbeiter-Apps. Das verdeutlicht, wie groß die Auswahl an verschiedenen digitalen Medien und Tools mittlerweile ist und das es keine Patentlösung für die interne Kommunikation gibt.

Top-Tools im Medienmix

(Social) Intranet ist unverzichtbar

Welche Tools halten die Befragten im Medienmix der internen Kommunikation für unverzichtbar? Die erfasste Verbreitung digitaler Lösungen spiegelt sich in der Gewichtung der Top-Tools im Medienmix der internen Kommunikation durch die Befragten: An der Spitze der sowohl im digitalen als auch im analogen Bereich für unverzichtbar erachteten Tools stehen Intranet (31,8 %) und Social Intranet (30,4 %), die zusammen auf rund 62 Prozent kommen. 

Die E-Mail bzw. der Newsletter werden auch im Jahr 2018 von 41 Prozent der Befragten als weiterhin unverzichtbar angesehen. Der Digital Workplace (27,3 %) wird allerdings auch von bereits knapp einem Drittel als essenzieller Bestandteil der internen Kommunikation betrachtet. Danach folgt mit knapp 25 % die Mitarbeiterzeitschrift als Print- und/oder Digitalversion.

Was kommt 2019?

Die interne Kommunikation wird mobil

Die Mehrheit der Befragten arbeitet am Ausbau der eingesetzten digitalen Tools im kommenden Halbjahr. Über 40 % planen für diesen Zeitraum ein neues Tool, etwas über 20 % wollen zwei neue Tools implementieren.

Insbesondere die Einführung von Mitarbeiter-Apps sowie die mobile Anbindung bestehender (Social-)Intranet- und Digital-Workplace-Lösungen liegen im Trend (13,7 %). Außerdem befassen sich nicht wenige Kommunikationsverantwortliche mit dem Auf- und Ausbau ihres Social Intranets (11%) oder des Digital Workplace (8,2 %). 6,8 % der Befragten befinden sich derzeit auf der Suche nach einem Themenmanagement-Tool; 5,8 % feilen weiter am klassischen Intranet und 5,5 % sind auf dem Weg, ihre Mitarbeiterzeitschrift zu digitalisieren.

 

Herausforderung Digitalisierung

Ein komplexes Thema... an dem nur teilweise gearbeitet wird

Die Komplexität der verschiedenen Tools und deren Einsatzmöglichkeiten stellt die Befragten bislang vor die größte Herausforderung: 64,4 % sehen dies als Problem für den Einsatz digitaler Tools. Weitere Herausforderungen bei der Nutzung digitaler Tools erwarten die Befragten innerhalb des eigenen Unternehmens. Vorbehalte gegen das Neue und die damit verbundenen Veränderungen (57,5 %), die anspruchsvolle Einführungskommunikation (49,3 %), fehlende Medienkompetenz der Mitarbeiter (49,3 %) sowie ein analoges, konservatives Mindset im Unternehmen (45,2 %) machen Kommunikationsverantwortlichen zusätzlich zu schaffen.

Es zeigt sich, dass die Herausforderungen bei der Digitalisierung der internen Kommunikation nicht nur durch die technische Komplexität der Tools entsteht, sondern auch im Wandel der Arbeitsweisen und der Einstellungen der Mitarbeiter – egal auf welcher Rangebene sich diese befinden.

 

 

 

 

Trotz der Komplexität des großen Angebots an digitalen Möglichkeiten – 64,4 % sehen diese als größte Herausforderung für den Einsatz digitaler Tools – arbeiten immer noch ca. 44 % der Befragten gänzlich ohne strategisches Kommunikationskonzept für die Digitalisierung ihrer internen Kommunikation. 27,4 % haben ein entsprechendes Konzept in Arbeit, 26 % haben nach eigener Aussage „etwas, mit dem sie arbeiten können“, und nur 2,7 % halten sich für perfekt gerüstet. Es liegt also noch einiges an Arbeit vor vielen Kommunikationsabteilungen, um das große Potenzial digitaler Lösungen tatsächlich auszuschöpfen.

Ein Blick in die Glaskugel

Wie wird sich die IK künftig entwickeln?

Interessant: Mehr als ein Drittel der Befragten sieht das Medienportfolio der internen Kommunikation zukünftig ausschließlich online. Knapp 60 Prozent prophezeien jedoch auch der gedruckten Mitarbeiterzeitschrift noch eine Zukunft. In ihrer digitalen Version wird sie als spezifisch für den digitalen Kanal aufbereitete Ausgabe präferiert, am besten direkt integriert ins Intranet. Nur noch 7 % der Befragten würden die digitale und die gedruckte Ausgabe konzeptionell und inhaltlich gleich aufziehen. Es wurde augenscheinlich erkannt, dass Print und Online verschiedene Ansprüche an die Kommunikation mitbringen und es wenig Sinn macht, alle Kanäle mit identischen Inhalten zu bespielen.

 

 

Interessant sind auch die Antworten auf die Frage nach den Rollen, die es für eine erfolgreiche interne Kommunikation künftig zu besetzen gilt. Die Anforderungen an moderne interne Kommunikation sind in den Augen der Befragten vielfältig. Das zeigt sich an der recht ausgewogenen Verteilung der Antworten. Eines steht fest: Themen der internen Kommunikation werden künftig crossmedial gespielt und es braucht Kommunikatoren, die es verstehen, Inhalte dementsprechend vielseitig zu managen – über alle Abteilungen hinweg, multimedial und interaktiv.